De beste tips voor een effectieve vergadering

Zo efficiënt mogelijk vergaderen, dat wilt iedereen! Maar hoe kan je ervoor zorgen dat je vergadering effectief verloopt? Wij hebben de 10 belangrijkste tips voor je onder elkaar gezet:

Tip 1: Bereid je goed voor

Een goede agenda is leidend tijdens de vergadering. Probeer deze agenda zo goed mogelijk samen te stellen en minimaal 24 uur van tevoren te delen met de aanwezigen. Verzoek de aanwezigen voor de vergadering deze agenda goed door te nemen zodat iedereen weet waar de vergadering over gaat. Belangrijk ook om te laten weten dat er tijdens de vergadering geen nieuwe agendapunten mogen worden ingediend.

Lees hier meer over het opstellen van een goede agenda:

Tip 2: Kies een voorzitter

Een voorzitter tijdens het vergaderen is erg belangrijk. Hij of zij is verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde informatie. Tijdens de vergadering moet de voorzitter zorgen dat er focus blijft en niet te veel wordt afgeweken van de agendapunten. Ook is het heel belangrijk dat de voorzitter een begin- en eindtijd voor de vergadering vaststelt en per agendapunt bepaald hoelang deze besproken mag worden. Als een agendapunt uit dreigt te lopen zal de voorzitter moeten ingrijpen en het onderwerp parkeren. Mocht er aan het einde van de bijeenkomst nog tijd over zijn kan deze alsnog worden behandeld.

Tip 3: Niet te lang

Probeer als je veel te bespreken hebt voldoende pauzes in te lassen. Idealiter moet je maximaal 1,5 uur geconcentreerd en effectief bezig zijn met een of meerdere onderwerpen. Mocht je meerdere onderwerpen moeten bespreken en dus langer nodig hebben dan die 1,5 uur is dat natuurlijk geen probleem. Zorg dan dat je pauzes van een kwartier hebt om de 1,5 uur. Iedereen is vrij om dan de benen te strekken en een kop koffie of thee in te schenken.

Tip 4: Vergaderopstellingen

Denk vooraf na over de opstelling die je wilt gebruiken. De opstelling is uiteraard afhankelijk van de grootte van de groep en het karakter van de vergadering. Is er bijvoorbeeld een scherm nodig om iets te presenteren dan moet je zorgen dat iedereen deze kan zien zonder dat men zijn nek te veel moet draaien. In dit geval is bijvoorbeeld een U-vorm opstelling erg handig. In kleinere groepen kan een klassieke boardroom opstelling goed werken. Als je met verschillende sprekers werkt is een theateropstelling weer goed toe te passen. Je kan ook nadenken of je laag of hoog wilt zitten. Een actieve houding of juist een wat comfortabele zit zoals banken of zitzakken. Staand vergaderen komt ook steeds meer in trek.

Lees hier meer over diverse opstellingen:

Lees hier meer over staand vergaderen:

Tip 5: Wijs een goede notulist aan

Houd bij het kiezen van een notulist rekening met het feit dat dit erg belangrijk is. Notuleren is in de basis niet heel moeilijk maar niet iedereen kan dit even goed. Vraag daarom of mensen het willen doen. Vaak meldt iemand zich wel vrijwillig aan. Die persoon vindt het dan ook leuk om te doen. Dit is erg belangrijk voor de kwaliteit van de notulen. De notulen dient gestructureerd volgens een eigen huisstijl te worden opgemaakt en na afloop ter controle te worden verstuurd naar alle aanwezigen.

Tip 6: Betrek iedereen erin

De groep samenstelling van de vergadering is vooraf bewust gekozen. Ieder zijn inbreng is daarom net zo belangrijk. Een effectieve vergadering heb je als iedereen zijn of haar zegje heeft kunnen doen. Probeer na ieder agendapunt als voorzitter deze samen te vatten en na te vragen of iedereen het hiermee eens is.

Tip 7: Eierwekker

Om je rol als voorzitter iets eenvoudiger te maken kan je een eierwekker of kookwekker meenemen. Uiteraard kan je ook gewoon je telefoon hiervoor gebruiken. Stel dat een agendapunt niet goed loopt en deelnemers te fanatiek worden tijdens de vergadering kan je iedereen spreektijd geven. Afhankelijk van het aantal aanwezigen kan je de spreektijd laten variëren van bijvoorbeeld 30 seconden tot 1,5 minuut. Dit voorkomt dat men ellelange verhalen en argumenten gaat benoemen en daarmee houd je de vergadering dus effectief.

Tip 8: Eet voldoende

Om het energielevel op peil te houden is het belangrijk om te zorgen dat de deelnemers voldoende mogelijkheden tot eten hebben. Dit kan in de vorm van tussendoortjes zoals fruit, zoetigheid bij de koffie of verse noten en chocolade in de middag. Een goede lunch is ook erg belangrijk. Men voelt zich gewaardeerd als ze goed verwend worden en het creëert ook een ontspannen sfeer tussen de agendapunten door.

Tip 9: Ga goed uit elkaar

Tijdens een vergadering kan het af en toe flink botsen. Dat is ook goed, daar zijn vergaderingen soms ook voor bedoeld. Belangrijk is wel dat iedereen met een goed gevoel naar huis gaat. Sluit de vergadering daarom niet af in het heetst van de strijd. Zorg dat er altijd een uitloopmogelijkheid is waarin iedereen even kan afkoelen. Dit kan met een borreltje of door een leuk element of onderwerp als laatste te bespreken.

Tip 10 Vergader op een externe inspirerende locatie

De keuze om ergens anders dan op uw eigen kantoor te vergaderen is er één die bewust wordt genomen. Een externe locatie kan zorgen voor minder afleiding, meer rust en meer focus. Daarnaast werkt een andere omgeving vaak ook inspirerend en komen er nieuwe en creatieve ideeën uit onverwachte hoek. Een locatie kan inspirerend zijn door het verhaal achter de locatie, de authentieke uitstraling van het gebouw, de activiteiten die er plaats vinden of bijvoorbeeld de inrichting.

Lees hier meer over externe inspirerende locaties:

De vergadermogelijkheden bij Het Pakhuys in Oegstgeest:

Onze vergaderlocatie in Oegstgeest, gelegen aan de A44 naast Leiden en tussen Den Haag en Amsterdam in voldoet aan alle bovenstaande voorwaarden. De locatie is eenvoudig aan te rijden en ligt centraal gelegen in de Randstad. Er is een directe busverbinding op loopafstand tussen Leiden Centraal station en de vergaderlocatie. Daarnaast beschikt onze locatie over voldoende gratis parkeergelegenheid op eigen terrein.

De vergaderruimte biedt alle comfort die nodig is voor een goede sessie. Er zijn voldoende comfortabele vergaderstoelen bekleed in zacht velours met armleuning en er zijn verschillende zitjes en banken aanwezig. De ruimte is exclusief af te huren wat zorgt voor rust en focus en weinig afleiding. Qua akoestiek is er gebruik gemaakt van akoestisch spuitwerk op het plafond en diverse vloerkleden en zachte materiaalafwerking van het meubilair. De ruimte wordt middels een geluidsdichte glazen pui gescheiden van een prachtige autowerkplaats waar een exclusief wagenpark met een mix van klassiek en modern als prachtig decor dient voor de vergaderruimte. Tevens is de ruimte aangekleed met kunst en wordt er gebruikt gemaakt van diverse designmeubelen. Dit maakt de ruimte inspirerend en een lust voor het oog.

Qua Food & Beverage is er volop keuze bij Het Pakhuys. Er zijn meerdere vol automatische Nespresso koffiezetapparaten waar men zelf als barista zijn eigen koffievariaties kan maken met slechts 1 druk op de knop. Ook aan de theedrinkers is gedacht door een uitgebreid assortiment Newby thee op de plank te hebben. De vergaderarrangementen zijn tot in detail verzorgt met hoogwaardige en dagverse producten geleverd door lokale leveranciers zoals patissiers, groenteboer, verswinkels en cateraars. Onze lunches en diners kunnen op wens van de klant worden samengesteld en worden vers voor uw bereid.

Onze locatie biedt plek voor kleine tot grotere groepen en heeft voldoende break out mogelijkheden. Heeft u interesse gekregen in onze locatie en wilt u meer informatie ontvangen of een locatiebezoek inplannen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op of maak gebruik van onze offertetool waarmee u in enkele minuten geheel vrijblijvend uw eigen offerte kunt samenstellen.