Opstellen goede vergaderagenda

Een agenda voor een vergadering is een overzicht waarop kort en krachtig het programma van de vergadering is gezet zodat iedere deelnemer kan zien hoe de vergadering is opgebouwd.

Zorg dat een agenda in iedere geval onderstaande punten bevat:

De kop

Dit zijn standaard gegevens als:

• Het onderwerp van de vergadering;
• De datum en de locatie waarop de vergadering wordt gehouden;
• Het tijdstip waarop de vergadering begint en is afgelopen.

De agendapunten:

Opening

Goedkeuring notulen vorige vergadering

Mededelingen

Ingekomen stukken

Wat verder ter tafel komt

Rondvraag

Sluiting

De overige agendapunten
Er is geen specifieke volgorde voor het behandelen van agendapunten. Een tip is om te beginnen met de belangrijkste punten om te voorkomen dat deze niet worden behandeld mocht er onvoldoende tijd zijn. De eenvoudigere punten waar weinig discussie voor nodig is kan je het beste aan het einde plaatsen. Indien je voldoende tijd hebt kan je proberen een goede afwisseling te vinden tussen beladen punten en minder beladen punten. Dit zorgt voor een betere dynamiek tussen de aanwezigen.

Onderwerpen moet kort en duidelijk worden omschreven. Probeer eventuele toelichtingen als bijlage te voegen bij de agenda. Op deze manier blijft de agenda kort en overzichtelijk. Vermeld het bijlage nummer er wel bij als dit van toepassing is zodat men deze snel kan opzoeken. Mochten er externe personen aanschuiven bij bepaalde onderwerpen licht dan op de agenda toe wanneer deze persoon aanschuift, noteer zijn of haar naam goed en een korte achtergrond over deze persoon.

Voeg tijden toe per onderwerp
Als er beperkte tijd is voor een vergadering of je wilt voorkomen dat er te veel wordt uitgeweid over bepaalde onderwerpen voeg dan tijden toe aan de agenda. Bijvoorbeeld per onderwerp een tijdsperiode voor hoelang erover gesproken mag worden. Probeer dit te doen in bijvoorbeeld 1 kwartier, een half uur etc.

Neem de ruimte
Laat ruimte tussen de onderwerpen zodat men makkelijk aantekeningen kan maken op de agenda.

Voor de notulist
Het is voor een notulist handig als de agenda van tevoren bekend is. Zo kan die persoon zich van tevoren verdiepen in de onderwerpen zodat die persoon weet welke discussies er zullen ontstaan.

Een goede agenda zou ook een goede basis kunnen zijn voor de notulen. Dan kan iedere leze van deze notulen er snel doorheen gaan en een notulist kan dan voorkomen dat hij of zij iets vergeet op te schrijven.

De vergadermogelijkheden bij Het Pakhuys in Oegstgeest:

Onze vergaderlocatie in Oegstgeest, gelegen aan de A44 naast Leiden en tussen Den Haag en Amsterdam in voldoet aan alle bovenstaande voorwaarden. De locatie is eenvoudig aan te rijden en ligt centraal gelegen in de Randstad. Er is een directe busverbinding op loopafstand tussen Leiden Centraal station en de vergaderlocatie. Daarnaast beschikt onze locatie over voldoende gratis parkeergelegenheid op eigen terrein.

De vergaderruimte biedt alle comfort die nodig is voor een goede sessie. Er zijn voldoende comfortabele vergaderstoelen bekleed in zacht velours met armleuning en er zijn verschillende zitjes en banken aanwezig. De ruimte is exclusief af te huren wat zorgt voor rust en focus en weinig afleiding. Qua akoestiek is er gebruik gemaakt van akoestisch spuitwerk op het plafond en diverse vloerkleden en zachte materiaalafwerking van het meubilair. De ruimte wordt middels een geluidsdichte glazen pui gescheiden van een prachtige autowerkplaats waar een exclusief wagenpark met een mix van klassiek en modern als prachtig decor dient voor de vergaderruimte. Tevens is de ruimte aangekleed met kunst en wordt er gebruikt gemaakt van diverse designmeubelen. Dit maakt de ruimte inspirerend en een lust voor het oog.

Qua Food & Beverage is er volop keuze bij Het Pakhuys. Er zijn meerdere vol automatische Nespresso koffiezetapparaten waar men zelf als barista zijn eigen koffievariaties kan maken met slechts 1 druk op de knop. Ook aan de theedrinkers is gedacht door een uitgebreid assortiment Newby thee op de plank te hebben. De vergaderarrangementen zijn tot in detail verzorgt met hoogwaardige en dagverse producten geleverd door lokale leveranciers zoals patissiers, groenteboer, verswinkels en cateraars. Onze lunches en diners kunnen op wens van de klant worden samengesteld en worden vers voor uw bereid.

Onze locatie biedt plek voor kleine tot grotere groepen en heeft voldoende break out mogelijkheden. Heeft u interesse gekregen in onze locatie en wilt u meer informatie ontvangen of een locatiebezoek inplannen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op of maak gebruik van onze offertetool waarmee u in enkele minuten geheel vrijblijvend uw eigen offerte kunt samenstellen.